「人事・労務」で利用頻度の高い
書式テンプレート・フォーマット

従業員の採用にあたって、企業では一般に「試用期間」を設けています。その理由は、従業員の業務能力や適性を評価するためであり、試用期間が終了する時点で評価が不十分と判断された場合や、改善すべき点があると判断された場合、企業はこの期間を延長することが可能です。 企業が試用期間を延長する場合、その旨を従業員に通知するために作成される文書が「試用期間延長通知書」であり、主に契約時と延長後の試用期間、延長する理由などが記載されます。 試用期間延長通知書を作成する主な目的は、（1）延長の理由と条件を文書化して、従業員に対して明確に伝えるため、（2）具体的な改善点や期待事項を伝えて、従業員のモチベーション向上を図るため、（3）延長の理由と条件を文書化することで、トラブルに発展するのを未然に防ぐためなどです。 こちらは罫線タイプを採用した、Excel版の試用期間延長通知書のテンプレートです。本テンプレートのダウンロードは無料なので、自社でお役立ていただけると幸いです。

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企業では一般に、採用する労働者の能力や適性について、業務を通じて見極めるための「試用期間」を設けています。なぜなら、書類選考や面接だけでは、実際の業務にふさわしい能力や適性を有するか、会社の文化や価値観にマッチするかどうかを判断するのが難しいからです。 こちらは、労働者の試用期間を延長するにあたって、その旨を正式に通知するための「試用期間延長通知書」のテンプレートです。Excelで作成しており、表形式のレイアウトを採用しました。 試用期間延長通知書を作成する目的として、主に以下のものが挙げられます。 ・延長の理由と条件を明らかにして、労働者に対する透明性を確保するため ・文書化することで、トラブルに発展するのを未然に防ぐため 本テンプレートのダウンロードは無料です。ぜひ、ご活用ください。

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身元保証書とは、入社予定者（内定者）に対して、信頼できる人物であることを証明してもらうため、企業から提出を依頼されるものです。 採用する人物については面接や書類などでしか情報を得ていないため、雇用するにあたり不安が残ると言えます。しかし、身元保証書により第三者が証明をすれば、企業は安心して雇用することができます。 身元保証書を提出させる主な目的として、次のものが挙げられます。 ・自社で働くのにふさわしい人物であると証明すること ・トラブルなどになった場合の補償をしてもらうこと ・仕事への責任の自覚を促すこと ・万が一の際の緊急連絡先を確保すること こちらはExcelで作成した、無料でダウンロードすることができる、罫線タイプの身元保証書です。自社でお役立ていただければと思います。

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「身元保証書」とは、入社予定者（内定者）が企業に対して、身元や行動が信頼できることを証明するために作成・提出する書類です。 身元保証書を提出させる主な目的は、本人が信頼できる人物であり、就業に問題がないことを証明するためです。また、仮に会社に損害を与えたときには、身元保証人にも迷惑がかかるので、抑止力となる点も目的と言えます。 さらには、事故や病気などで本人と連絡が取れない場合、緊急連絡先として役に立ちます。 こちらはWordで作成した、罫線タイプの身元保証書です。ダウンロードは無料なので、自社でご活用いただければと思います。

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身元保証書とは、ある人（＝保証人）が特定の人（＝被保証人）の身元や行動が信頼できることを証明するための書類です。 身元保証書は一般に、企業が新しく従業員を採用する際などに提出するケースが多いです。 身元保証書を作成する目的は、（1）被保証人が信頼できる人物であることを確認するため、（2）被保証人が問題を起こした場合に、保証人が対処することでトラブルを最小限に抑えるためなどです。 こちらはWordで作成した、シンプルな身元保証書のテンプレートです。本テンプレートは無料でダウンロードできるので、自社でご活用いただけると幸いです。

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企業が経済的理由や災害、その他のやむを得ない事情により、従業員の一部または全員を一時的に休業させる際に、労使間でその条件や期間、補償について取り決めた合意のことを「休業協定」と言います。 そして、その合意を文書化したものが「休業協定書」です。 休業に関する合意が文書化されることで、労使間の信頼関係が強固なものとなる、休業の対象者や休業手当の支払い条件などが明確になるので、従業員が安心できるなどが、休業協定書を作成するメリットと言えます。 こちらはWordで作成した、労働組合があるバージョンの休業協定書です。ダウンロードは無料なので、適宜編集のうえご利用ください。

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「従業員満足度調査」とは、企業が従業員に対して、仕事内容や職場環境、人間関係などについて、どの程度満足しているかを調査するものです。従業員満足度の英訳が「Employee Satisfaction」であることから、「ES調査」とも呼ばれます。 従業員のやりがいやモチベーションを可視化することが、この調査を実施する主な目的であり、満足度が低い場合には離職率が高くなり、業績に多大な影響を与える恐れもあります。 個々の従業員が感じる満足度というのは表面上には表れにくく、日々の業務や面談だけで把握するのは困難です。しかし、従業員満足度調査を実施することで、従業員の心情が可視化され、自社への満足度が数値的に分かるようになります。また、満足度が低い調査結果だったとしても、それに基づいて課題を発見し、対策を検討するのに役立ちます。 こちらは無料でダウンロードすることができる、従業員満足度調査で使えるGoogleドキュメント版のテンプレートです。 具体的な質問内容を記載しており、満足～不満の5段階の回答をリスト形式で選択することが可能です。質問内容を自社に合わせてカスタマイズのうえ、ご利用ください。

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Specific（具体的な）・Measurable（測定可能な）・Achievable（達成可能な）・Relevant（関連した）・Time-bound（期限を定めた）の5つの要素に基づいて目標設定を行うフレームワークを「SMART（スマート）の法則」と言います。「SMART」は、５つの要素の頭文字から取ったものです。 従業員の人事評価においては、目標がどの程度達成しているのかが重視される傾向がありますが、その基準があいまいな場合、評価者の主観が反映されてしまう恐れもあります。この点、SMARTの法則に基づいて目標設定を行えば、達成までの行動が具体的になり、客観的な評価ができるようになります。 また、客観的な評価ができる目標を設定することにより、従業員が高いモチベーションを持って、主体的に仕事に取り組めるようにもなります。 こちらは、Wordで作成したSMARTの法則のテンプレートです。無料でダウンロードすることができるので、自社での目標設定時にご活用ください。

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「住所変更届」とは、従業員が結婚や人事異動などで引っ越しをして住所変更が生じた場合、会社に対して提出する書類です。 会社に対して住所変更届を提出する目的として、（1）会社が社会保険料・税金の手続きを代行しているため、（2）適切な通勤手当の支給のためなどが挙げられます。 会社は従業員の社会保険料（健康保険、厚生年金保険など）や税金の納付を代行しているため、住所変更が生じた場合は速やかに手続きを行う必要があります。 また、会社は従業員の給料から住民税を天引きしています。住民税はその年の1月1日に居住していた自治体に納付するため、年末調整の際、申告書に新しい住所を記載する必要があります。 さらに、引っ越しにより通勤経路が変わるとそれに応じて交通費が変わることが多く、手当を不当に多く受け取るのを防ぐためにも提出が必要です。 ほかに、緊急時の安否の連絡や確認のためにも、会社側で新住所を把握しておく必要があるでしょう。 こちらはWordで作成した、罫線タイプの住所変更届のテンプレートです。無料でダウンロードできる本テンプレートを、お役立ていただけると幸いです。

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「特別休暇」とは法律による規定がない、従業員に対して企業側が独自に定めて付与する休暇（慶弔休暇やリフレッシュ休暇、ボランティア休暇など）のことです。 特別休暇制度を設けることは、従業員のモチベーションやエンゲージメントの向上につながる、従業員を大切にしている企業といったイメージアップに結び付くなどのメリットがあります。 こちらのWordで作成した「特別休暇申請書（詳細版）」は、従業員が特別休暇を申請するための書類です。特別休暇の種類を記載しており、チェックボックスで選択できるようになっています。 事前に申請書を提出することで、休暇の管理、従業員や業務の調整などが容易になります。無料でダウンロードすることができるので、自社でご活用いただければと思います。

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平成25年4月に導入された「無期労働契約転換制度」（労働契約法）の申込書です。 （無期労働契約転換制度：通算5年を超えて有期労働契約が繰り返し更新された場合、労働者には無期労働契約への転換を申し込める権利が発生します。） また、本書下部には受領通知書を付しました。出来るだけ１枚で完結するよう作成しました。 なお、本書は施設・社会福祉法人向けに作成したものになります。上部決裁欄は、ご自身に合わせて編集してください。

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社員が退職する際にやるべきことをリスト形式でまとめたものが、こちらの「社員退職時手続きチェックリスト」です。Googleスプレッドシートで作成しており、無料でダウンロードすることが可能です。 社員が退職するにあたって、雇用保険・社会保険・所得税・住民税・退職金など、必要な手続きは多岐にわたります。これらの手続きは期限が決まっているものが多く、漏れや遅れがあると、トラブルにつながる恐れもあります。 この点、必要な手続きや書類をリスト形式で確認できる社員退職時手続きチェックリストを作成しておけば、退職手続きをスムーズに完了させるのに役に立ちます。 本リストを、自社で退職手続きをする際にご活用いただけると幸いです。

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研修報告書には、受講者側が提出する「研修報告書」と、実施者側（人事担当者や講師など）が提出する「研修実施報告書」の2種類があります。 研修実施報告書とは、研修を実施した人事担当者や講師などがその内容や効果を会社に報告するための書類です。 報告書を提出する主な目的として、研修の実施状況の共有や研修の改善提案などが挙げられます。 研修の実施により受講者の理解度が高まったのか、⼗分な効果が得られたのかを社内で共有することが可能です。 また、研修で発生した問題や課題などを洗い出し、書類としてまとめることで、次回以降に実施する研修の改善点を会社に伝えることができます。 こちらのテンプレートは、Googleスプレッドシートで作成した、シンプル版の研修実施報告書です。自社で研修を実施する際に、無料でダウンロードできる本テンプレートを、ぜひご利用ください。

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「研修実施報告書」とは、人事担当者や講師が、会社に対して実施した研修の内容や成果を報告するための書類です。 研修実施報告書を作成する目的は、実施した研修が予算や工数に対して十分な成果が得られたのかを確認することです。期待した成果が得られなかった場合、次の研修の予算や内容を再度検討する必要があります。 また、研修後にアンケートやテストなどを実施した場合、その結果を分析し、報告書に記載することで受講者の理解度が分かります。 さらに、研修の全体像を報告書としてまとめるため、後から実施状況を把握することも可能です。 こちらはExcelで作成した、シンプルな研修実施報告書のテンプレートです。無料でダウンロードすることができるので、自社の研修にご活用いただけると幸いです。

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「従業員が仕事内容や人間関係、職場環境などに関してどれくらい満足しているか」といった、従業員の企業への満足度について調べるものが「従業員満足度（ES）調査」です。なお、ESとは「Employee Satisfaction」の略称であり、「従業員満足度」のことを意味します。 従業員満足度（ES）調査を行う目的として、主に以下の2つが挙げられます。 ・自社に対する満足度の把握 ・会社に意見できる機会の提供 個々の従業員が感じる満足度は、日々の業務や面談によって把握することは困難です。この点、調査の実施により、従業員の心情や自社への満足度を数値的に把握することも可能です。 また、面談などでは担当者や上司と直接顔を合わせることになるため、萎縮して率直な意見が伝えられないケースも多くあるはずです。このような率直な意見が伝えられない環境が続くと、従業員の不満が膨れ上がってしまいます。 しかし、書面などによる調査を実施すれば、担当者や上司と顔を合わせずに済むので、多くの従業員にとって率直な意見を伝えられる機会となります。 こちらはGoogleドキュメント版の、従業員満足度（ES）調査用のテンプレートです。回答にチェックボックスを採用し、「満足～不満」の5段階で選択できる仕様となっています。 無料でダウンロードできる本テンプレートを、自社で調査を実施する際にご活用ください。

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企業において「緊急連絡網」とは、自然災害や大規模事故などの緊急事態のときに、従業員への具体的な対応指示などを迅速に伝達するため、「誰がどの順番で連絡するのか」を一覧にしたものです。 緊急連絡網は前述のとおり、自宅待機などの具体的な対応指示のため、従業員の安否確認や情報収集のため以外に、緊急事態が発生したときに事業継続をするための手段を決めておく「BCP対策」の一環としても作成されます。 なお、自然災害や大規模事故のほかに、システムのトラブルや情報漏洩なども企業にとっては緊急事態だと言えます。それらが発生した際にも、最小限の被害に抑えて事業継続できるようにするために、緊急連絡網を作成しておくことは重要です。 こちらは無料でダウンロードすることができる、横レイアウト版の緊急連絡網（Googleスライド版）です。自社に合わせて編集して、ご活用いただけると幸いです。

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自然災害や大規模事故などの発生時に、「どのような行動をするべきか」などの情報を迅速に伝達するため、誰がどの順番で連絡するのかを一覧にしたものが「緊急連絡網」です。 企業において緊急連絡網は、従業員の安否確認や情報収集、従業員への具体的な対応指示（自宅待機命令など）、緊急事態発生時に事業を継続するための手段を決めておく「BCP対策」の一環などの目的で作成されます。 また、システムのトラブルや情報漏洩などが発生した際にも、被害を最小限に抑えて事業を継続できるようにするために、緊急連絡網を作成しておくことは重要です。 こちらのテンプレートは、横レイアウト版の緊急連絡網です。Googleドキュメントで作成しており、無料でダウンロードすることができます。自社に合わせて編集のうえ、ご活用ください。

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退職者面談とは、退職する社員と人事担当者との間で行う面談のことです。一般的に、退職に伴う手続きを終えた後、または退職日の直近で実施されます。 退職者面談の実施によって社員が退職する原因が分かり、今後の人事施策につなげることができます。 また、会社が改善できる点や社員の定着率を向上させる方法を発見することにもつながります。 多くの企業では、多額のコストをかけて人材の確保や育成を行うわけですが、社員1人の退職は、会社にとっては重大な損失と言えます。 そこで自社の離職率を下げるため、退職する根本的な原因が何かについての分析をすることが重要です。 こちらは退職者面談の際にヒアリングする内容をまとめた、Googleドキュメントで作成した「退職者面談シート」のテンプレートです。ダウンロードは無料なので、自社の人事施策の策定や職場環境の改善に、本テンプレートをご利用ください。

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今の職位を自分から辞めたいときに使用。取締役等の重役ではないが、任じられた職位を解いてもらいたいときに管理職や執行部に提出します。 退職願とは違い、職位を解いてもらうだけで、会社や法人への在籍は継続します。 理由を『一身上の都合』としてありますが、『規約にしたがい』や『当初の約束どおり』等々、打ち換えていただくと会社に限らず、団体、グループ等でも使用できるため、各自でカスタマイズをして使ってください。

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有期労働契約の期間が満了する前に、労働者が契約を更新するかどうかを確認するために使用されるのが、「意向確認書」という文書です。 労働契約の更新については、トラブルが発生する場合があります。そのため、雇用主側は事前（期間満了日の数カ月前）に意向確認書を作成・交付し、更新の意向確認を取っておくことが有効です。 対する労働者側は、この文書に記載された期限までに、契約更新の意向を回答する必要があります。 意向確認書は労働者の意向を明確にするとともに、労働者の権利を保護するために重要な役割を果たす文書になります。 こちらは、Excel版の意向確認書のテンプレートです。無料でダウンロードできる本テンプレートを、自社の規定や用途に合わせて、編集してご利用いただければと思います。

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