できるビジネスパーソンの報告書は決定的に違うポイントがある！

報告書には「体裁」と「内容」という2つの側面があります。「体裁」と「内容」、両方のバランスが取れていることが重要です。実は報告書は人間と似ているところがあります。どんなに見た目を飾っていても中身がない人は評価されない。あるいは、見た目がまったくなっていないけれども、中身はしっかりしている人は評価されるのに時間がかかってしまうもの。体裁とは、日付や差出人、タイトル、報告者の名前などです。一方、内容とは、出張報告書の場合であれば、出張で気づいたこと、課題など、出張を会社としてどう生かすべきなのか、ということ。ポイントは、どちらも手抜きせず、見た目も中身もきちんとあるかどうか確認することです。

次に大切なのは、ずばり「一読で理解できるかどうか」です。もしあなたが上司になったら・・・。
今、目の前にある報告書を何度読み返すでしょうか？3回読んでもわからない報告書はもう一度見直ししてみましょう。目安として、小学校6年生くらいの子どもが読めるかどうかと考えてみてください。日本語の使い方は正しいですか？主語述語の関係はどうなっていますか？漢字は間違っていませんか？専門用語の羅列になっていませんか？わかりにくい文章は読まれません。報告書ひとつをとってもあなたは評価されています。ここでわかりやすく的確な文章を書けるかどうかで、「できるビジネスパーソン」かどうかが決まります。

「報告書なんてフォーマットだから、検索エンジンで探して、コピーすれいい」なんて思っていませんか？確かにフォーマットは便利です。使えるフォーマットがあれば、参考にして作成するのはいいかもしれません。ただし、気をつけたいのは報告書の目的は何かということです。報告書の作成を依頼されたら、まず目的を考えること。フォーマットで目的が果たせそうであれば、フォーマットを使えばいい。逆にフォーマットだけでは報告にならないのであれば、ゼロから考えてみることです。どんな情報があればこの報告が活きるのか、自分の頭を使ってしっかり考えてみると深みと独自性のある「できるビジネスパーソン」の報告書になります。

「報告書を書いたら、即提出？」
その前に一読して確認しておきましょう。見直しにあまり時間をかけても意味はありませんが、見直しのポイントがあるので覚えておくと便利です。それは「5W2H」を意識するということ。Why(理由)、What(対象)、Who(人物)、Where(場所)、When(時期)、How to(手段)、How much もしくはHow many(数量・金額)が「5W2H」の要素です。「5W2H」を確認しておけば、抜けや漏れは確実になくなります。最後に自分なりの感想や考察、今後の展望などがプラスアルファで書いてあればベスト。本や雑誌などでも編集後記に人柄がにじみ出ますが、報告書も同じです。あなたの独自の視点で一言プラスすることをお勧めします。

「文章を書くのは苦手で、報告書を書こうと思っても筆が進まないのです」
こんなご相談を受けることがあります。報告書の作成が劇的に上手になる方法はたったひとつ。
それは、繰り返しトレーニングすることです。とにかく何でも書いてみましょう。3か月続けるだけで驚くほどに上達します。頼まれたから書く、受身の姿勢ではいつまでも上達しません。「習うより慣れる」で、会議のたびに議事録を作ってみる、毎日の自分の振り返りに日報を書いてみる、それだけで体が覚えていきます。頼んでいないのに「議事録を作ってみたので、見てみてください」と言われたら、上司からの評価が上がるのは間違いなし。ぜひ実践してみてください。

• 報告書の作成は目的をまず確認、さらに体裁と内容の2つの要素を意識する
• 定型のフォーマットや5W2Hも上手に活用して手早く仕上げよう
• 報告書作成上達の近道は、とにかくたくさん書いてみること